Praktische SAP-Tools für vereinfachten Umgang

Kaum ein Unternehmen kommt heutzutage noch ohne zentrale Datenverarbeitung aus. Dabei ist vor allem die Software des deutschen Unternehmens SAP beliebt. Zum einen stellt es eine zentrale Datenbank zur Verfügung und somit die Verknüpfung aller Geschäftsbereiche. Zum anderen bieten die unterschiedlichen Module die Möglichkeit, das Programm auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen. Die Software von SAP ermöglicht so eine abteilungsübergreifende Nutzung und stellt eine schnelle, einfache und reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit sicher. Dabei sind die einzelnen Module meist an übergeordnete Abteilungen angelehnt. Wir haben für euch eine Übersicht über diese einzelnen Tools erstellt, so dass euch der Umgang mit der beliebten Software noch einfacher fällt.

FI-Modul

Das FI-Tool von SAP ist eines der am häufigsten eingesetzten Bestandteile von SAP und übergeordnet für alle Aufgaben im Bereich Finanzwesen zuständig. Das heißt, dass über dieses Modul alle Buchhaltungs-Prozesse abgewickelt werden. Abteilungen wie Produktion, Einkauf und Verkauf nutzen die Funktionen des FI-Tools. Beispielsweise können mit diesem Modul einfache Gewinn- und Verlustrechnungen sowie umfassende Bilanzen erstellt werden. Hier könnt ihr ganz einfach unterschiedliche Sachkonten anlegen, diese werden dann automatisch unternehmensweit getrackt und abgespeichert. Jede Abteilung im Unternehmen hat dabei ein eigenes Vorsystem. Hier werden die abteilungsinternen Belege und Finanzabrechnungen eingegeben. Durch die zentrale Speicherung der Daten, kann dann die Unternehmensbilanz ganz einfach generiert werden, ohne dass jeder einzelne Firmenbereich einen extra Bericht erstellen müssen. Wenn ihr vorhabt, euch in den Bereich SAP einzuarbeiten, empfehlen wir euch, mit diesem Tool zu starten. Es gibt eine Vielzahl von SAP Schulungen, welche sich auf unterschiedliche Software-Bestandteile fokussieren. Da das FI-Tool eines der am häufigsten verwendeten SAP-Bestandteile ist, bietet es sich als Startpunkt an.

CO-Modul

Im Controlling kommt vor allem das CO-Tool zum Einsatz. Dabei kann es sich um jegliche Bereiche der Kostenrechnung handeln, also beispielsweise auch um das Produktkostencontrolling oder Gemeinkosten. Diese Softwareeinheit umfasst auch das Unternehmenscontrolling. Das heißt, hier können die Ergebnisse einzelner Abteilungen, Produktkategorien oder auch der jeweiligen Standorte abgerechnet werden. Auch die sogenannte Profitability Analysis, also die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung findet mit Hilfe des CO-Tools statt. In diesem Controlling-Modul dreht sich also alles um die unterschiedlichen Kostenarten.

SD-Modul

Bei dem Modul SD (Sales and Distribution) handelt es sich um eines der beliebtesten Tools unter den SAP-Programmen. Es wird typischerweise in den Bereichen Verkauf, Vertrieb und Distribution eingesetzt. Es bietet euch die Möglichkeit, durch Verknüpfung mit dem CO-Tool, die Verkaufsdaten zu analysieren und so den Vertrieb in eurem Unternehmen effizienter zu gestalten. Auch die Identifizierung von Chancen in der Branche und auf dem Markt ist mit diesem SAP Bestandteil möglich. Zudem erleichtert es das Speichern von Kundendaten in der zentralen Datenbank. Verkäufer können so leicht auf die Informationen zugreifen und effizienter arbeiten. Das Modul bietet euch also die Chance, Kundenbeziehungen zu pflegen Kundenbeziehungen zu pflegen. Zudem erleichtert es die alltäglichen Aufgaben im Vertrieb, da es zur Abwicklung von Warenversand und Rechnungslegung genutzt werden kann. Selbst Inkassofälle können hier abgewickelt werden.

CS-Modul

Mit dem SD-Modul eng verbunden ist das CS, Customer Service Tool. Über diese können jegliche Prozesse, die auch nur im Entferntesten mit Kundenservice zu tun haben, abgewickelt werden. Es kommt also nicht nur bei den Vertrieblern direkt, sondern auch im Call Center zum Einsatz. Zudem wird es auch im Hintergrund genutzt, wenn Kunden beispielsweise über eine Webseite oder eine App den Self-Service nutzen. So werden über dieses Tool alle Daten verwaltet, also nicht nur Namen, Telefonnummern und E-Mailadressen, sondern auch Kontaktaufnahmen, Bestellungen, Beschwerden oder Newsletter-Abonnements. Auch Kalender einzelner Mitarbeiter können hier zentral verwaltet werden und so beispielsweise Beratungstermine einfach und schnell eingetragen und abgewickelt werden.

QM-Modul

Durch das QM-Tool könnt ihr in SAP, Prozesse im Bereich des Qualitätsmanagements und der Qualitätssicherung durchführen. Es wird abteilungsübergreifend eingesetzt und bietet so Schnittstellen zu fast allen anderen Modulen des Softwareprogramms. Beispielsweise können hier Prozesse standardisiert werden. Zudem finden die Überwachung und Kontrolle in der Produktion in diesem Bereich statt. Das Tool bietet hierfür unterschiedliche Prüfmethoden sowie Stichprobenverfahren. Im Zuge dessen, könnt ihr hier außerdem Prüfergebnisse und Qualitätszertifikate erstellen.

MM-Modul

Überwiegend in der Logistik, wird das MM-Modul eingesetzt. Die Abkürzung steht dabei für Materialmanagement. Dieses Tool ist eng mit dem FI-Modul verknüpft und kommt deshalb ebenfalls sehr häufig zum Einsatz. Auch hier empfiehlt sich eine Schulung. Mit dem MM-Tool könnt ihr Materialflüsse im Unternehmen planen, steuern und überwachen. Das heißt, auch der Einkauf wird hier bereits erfasst. Über dieses Modul können zudem auch Stammdaten, beispielsweise zu Lieferanten oder Bestellungen, in der zentralen Datenbank abgespeichert werden. So stehen diese wiederum anderen Abteilungen, beispielsweise für die Zahlung oder Prüfung von Rechnungen über das FI-Tool, zur Verfügung. Zudem kann mit dem MM-Modul die Lagerhaltung überwacht werden, dies erleichtert nicht nur die alltägliche Materialplanung, sondern auch die jährliche Inventur.

HCM-Modul

Das Human Capital Management Modul dient, wie der Name schon sagt, als Personalmanagements-Modul. Personalabteilungen nutzen es für jegliche Prozesse im Bereiche Humanressourcen. Besonders beliebt ist es bei der Gehaltsabrechnung. Denn durch den Zugriff auf die zentrale Datenbank, kann diese ganz automatisch erstellt werden. Vorausgesetzt natürlich, alle Daten wurden von den jeweiligen Abteilungen vollständig eingepflegt. So umfasst diese Softwareeinheit die Zeiterfassung und natürlich Mitarbeiterdaten, wie Unternehmenszugehörigkeit, Urlaubs- und Krankheitstage, Höhe des Lohns, Benefits und Steuerklassen. Doch auch Dokumente wie Lohnsteuer-Bescheinigungen, Versicherungsunterlagen und Arbeitszeugnisse können hier verwaltet werden. Recruiter können in diesem Tool Vorstellungsgespräche sowie Job-Anzeigen managen, aber auch Beförderungen und Kündigungen bearbeiten. Zudem bietet euch das HCM-Modul natürlich auch eine Schnittstelle zum FI-Tool. So können beispielsweise Geschäftsreisen und Spesen schnell und einfach abgerechnet werden.

Weitere SAP-Tools

Wir haben euch hier die wichtigsten und am häufigsten genutzten SAP-Tools zusammengestellt. Doch selbstverständlich gibt es noch ein paar mehr. So unterstützt euch beispielsweise das PP-Modul bei der Produktionsplanung. Es umfasst also alle Abläufe, die für die Erstellung von Produkten notwendig sind, von der Materialbeschaffung, über die eigentliche Produktion bis hin zur Distribution. Eine Besonderheit weist das SAP Modul PS (Project System) auf. Denn das Tool zur Vereinfachung von Projekt-Management, kann vollkommen unabhängig von anderen Modulen genutzt werden. Besteht jedoch ein unternehmensweites SAP-Programm, so kann es selbstverständlich in dieses integriert werden. Ihr seht also, SAP-Tools können eure alltägliche Arbeit enorm erleichtern, egal in welchem Bereich oder in welcher Abteilung es eingesetzt wird.